野人獻曝之個人工作與知識管理

The Case of the Curiously Missing Librarian
Photo Credit: Chris Chabot via Flickr.com

為了想提升個人的生產力,我對於「個人時間個人時間管理」相關議題頗有興趣。我常常好奇,到底同事、同學、更厲害的人、前輩、主管都是怎樣分配自己的時間。時間其實是一種稀有珍貴的資源,過去就過去了,無法再生,但你可能會說,阿時間不就是睡一覺起來,明天又來了?但是世間事總有deadline,這代表計畫是有時間的限度的。而明天也有明天的狀況,在我看來,每日都是不同的,如同佛家說的「無常」,這代表我們更要珍惜每一刻。

少做一點不會死! 越少越厲害的超簡單工作生活雙贏法則 Photo Credit: http://www.books.com.tw/products/0010430220

我看過幾本不錯的書,裡面有些概念我覺得很棒,因此都「儘量」納入到我的行動準則當中執行。首先我們來談談「少做一點不會死! 越少越厲害的超簡單工作生活雙贏法則」(原文:The Power of Less: The Fine Art of Limiting Yourself to the Essential… in Business and in Life),作者:Leo Babauta。這本書的書名的關鍵字:「少做、Less」就是貫串全書的核心:設限。作者透過設限來引導讀者構思,到底什麼該做,什麼又該忽略訂了不少可以依循的指標。

這本書我覺得最受用的地方,是作者提到現代人「多工」的問題。所謂多工,其實是電腦在同時間快速處理多件任務的一種技術,但是不只電腦多工,我們人也常常處在多工的環境當中,譬如說你手邊正在寫一份企劃書,卻一邊新開視窗上社群網站,還一邊跟隔壁同事聊天,最後還想著晚上要去哪邊吃飯。這種狀況,看似提昇工作效率,但人腦其實不適合在這種分心狀態工作,這樣最後往往是想做很多事,但凡事都做不好。作者提到,人腦進行工作更換,需要一道「切換」的時間,讓腦袋重新適應新工作,這很耗時,也很累。其實「專注力也是一種資源」,如果把力氣用在切換的能源耗損上,其實不會有太多好處,也不會提昇效率。

因應多工問題,作者提出「專注當下」的方法,一次處理一件工作就好。但有趣的是,作者建議每天可以擬出三件工作著手進行。讀到這裡我非常納悶,阿你不是說專注,一天挑一件不是更威?作者的解釋是:我們的任務多半要跟他人合作,需要等待回覆,等待指示,等待討論與溝通。若只執行一件,我們反而會卡住,因此,若能準備三件工作,當其中一件已經完成自己所能處理的部份之後,才跳到另一件進行作業。

此外,工作具體化也是我覺得很受用的地方。譬如說有一項任務:「撰寫年度報告」,但這個工作實在太大了,你實在無法想像寫完到底長怎樣,比較好的規劃方式應該是分解它,比如說撰寫年度報告分成:一、擬定大綱,二、寫出第一章節,三、寫出第二章節…….這樣反而能幫自己把任務釐清,變成比較好執行,且目標明確的工作。

上班8小時,練習只做重要的事 Photo Credit: http://www.books.com.tw/products/0010578349

第二本書是「上班8小時,練習只做重要的事」(原文:What to Do When There’s Too Much to Do: Reduce Tasks, Increase Results, and Save 90 Minutes a Day)作者:Laura Stack。這本書其實某種程度上呼應了前一本書為事物「設限」的核心概念,他用任務分級的方式,來告訴「自己什麼該做,什麼不該作」?

關於該做什麼事才是最重要的,我想每個人排定的優先次序完全不同,這本書條列了一些基本原則可供參考,但我想每個人的狀況不同,應以自己認為價值最高的模式進行篩選。但我發現,和前一本書相同,這本書的作者在時間管理上,分配了非常多的時間給家庭,有時想想,的確,家人才是人生最該珍惜的事物。

這本書論理明確,除了引述許多其他時間、工作管理著作外,也把工作分級、目標擬定,行程管理與處理新進任務的方式,做了非常清晰完整的指引。另外,作者也提到一個非常重要,但是一般人都會忽略的重點:「個人能量管理」。毫無疑問地,沒有好的身體,想做什麼都是枉然。關於這部份,作者也從營養、運動、心靈等層面進行相當篇幅的頗析,這讓我感覺到,西方作者對於時間管理,是以更廣大的角度進行思考,包含個人、家庭、事業,缺一不可。

贏在拖延術:把拖延用在對的地方,反而讓你更有效率 Photo Credit: http://www.books.com.tw/products/0010720255

第三本書是最近讀完的「贏在拖延術:把拖延用在對的地方,反而讓你更有效率」(原文:Procrastinate on Purpose: 5 Permissions to Multiply Your Time)作者:Rory Vaden。這本書最吸引我的地方是關於「拖延」這件事,我從前面兩本書了解到了設限與安排任務優先次序的重要,換言之,事情的輕重緩急才是最重要的核心,但是「拖延」如何增強效率?反而更讓我有興趣一探究竟。

作者的拖延術其實也是呼應優先次序的核心概念,作者運用獨創的思考模型:「焦點漏斗」來判別一項工作該如何進行處理。這邊說的拖延,是用幾個方法來排除或迴避不重要的工作或任務,諸如:直接排除、自動化(建立一種會自動幫你處理的人事物系統,需要投資)、委派他人、刻意拖延、專注等模式。但要注意的是,每個人目標不同,同一個思考模型篩選出來的優先任務也不全不同,其實我覺得自己對一項任務的獨立思考與判別才是最重要的核心價值。但這些作者提到的方法,可以幫助自己提昇在判斷的效率與建立有效的工作模式。

成功,從聚焦一件事開始:不流失專注力的減法原則 Photo Credit: http://www.books.com.tw/products/0010749875

此外,作者也提到「時間無法被管理」,時間只能「優先分配」,也再次讓我思考,這三位作者其實不約而同地提到同一個重點:「聚焦」。這又讓我想到另一本書:「成功,從聚焦一件事開始:不流失專注力的減法原則(暢銷改版,原書名為:聚焦第一張骨牌:卓越背後的超簡單原則)」(原文:The One Thing:The Surprisingly Simple Truth Behind Extraordinary Results)作者:Gary Keller, Jay Papasan。這本書對於各項工作任務有更高層次的看法,除了鼓勵自己對於目標的追求想得更宏觀,更大之外,作者引導讀者在進行目標編排的時候,必須注意子項目像骨牌一樣環環相扣,也就是當你專注把第一件事情做好,在精心安排下,後面的事情就會有效地被推動,好像骨牌一樣接連應聲而倒。當然,在執行工作時,就必須先思考,到底「那一件事,做了之後,其他每件事就會變得比較容易?或者不必做?」這種思考的方式,迫使讀者在審視自己的目標設定,以及工作模式時,必須以較高的層次來進行運作。這讓我想到我高中跟同學打撞球,必須要想辦法為下一顆球「做球」的道理一樣。

回到「贏在拖延術」一書,我覺得最有收穫的地方,是作者提到關於投資「系統」以增加成果這件事情。所謂的「系統」,真的就是一種電腦軟體,作者是商業顧問公司的負責人,因此他拿了他們投資在顧客管理系統後,造成公司行政與效率突飛猛進的成果,來說明投資系統有多麼明智與值得。讀到這裡,我不禁思考:我在學校工作,那我的系統是什麼?

是校務系統?喔NO。
是EndNote?好像是,可是這主要是管理書目吧。
部落格系統?不是吧。
Gmail?賣鬧阿。
Google Calendar and Task?這不就是工作排定區嘛?

Evernote 100個做筆記的好方法:數位化重整你的工作與人生 Photo Credit: http://www.books.com.tw/products/0010590471

我後來想清楚,我要的是一種如同客戶關係管理軟體,可以有效連接各種資料,並且產出與建立思維的一種「個人知識管理軟體」,我需要管理自己的知識,使其有效連結與管理,就好像建立一個個人的wikipedia一樣。因此,以此為重點進行搜尋,我發現大家用的比較多的是綠色大象Evernote以及據說是Office當中的另一顆鑽石OneNote。我再爬了一些文,以及經過一些個人掙扎後,我後來選用了Evernote,當然,可能會有人說Evernote我天天在用阿,有這麼神奇厲害嘛?我不得不說一下,我之前也用過,但沒有專心用,直到我讀了「Evernote 100個做筆記的好方法:數位化重整你的工作與人生」(作者:電腦玩物站長)這本書,才驚覺,這真的是一個超強的個人知識管理軟體。

沒看這本書之前,我以為這是教軟體操作,但是看了書之後,發現作者是在談一種知識管理模式,如何「運用第二大腦跟過去的自己對話」。很多時候,我們有一些想法,但是都是想過就忘,或者有些時候,我們完成了一些專案,寫了一些文章,若干年後,我們自己也遺忘了,但這些工作的軌跡,思路模式,都是未來新工作的基石,如何有效幫我們自己喚醒,或是創意連結一些記憶,以提供現在的自己作為資料來源,Evernote可以提供不少幫助。

當然,很多人都有不同的軟體或是雲端服務可以完成這些事,其實只要目的達到,用什麼是無所謂。不過我不由得要稱讚Evernote,真的實在太強大了,他的連結模式、合併資料模式、網頁搜尋與自己資料庫產生對比模式、網頁擷取模式、時間提醒等等功能,都大大增加了許多我對於知識儲存、連結、創意合併的可能方式。如同作者提到的:「知識其實是一張連結的大網」,運用Evernote建立個人知識網絡,真的非常好用。

Evernote 100個做筆記的好方法:數位化重整你的工作與人生」的作者是有名的電腦玩物站長Esor Huang,他不藏私地在Evernote上提供非常多的使用技巧:活用 Evernote ,你應該學會的 10 個特殊操作技巧教學 ,強烈建議一讀。

 

 

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